Gode bogføringsvaner gør arbejdet med dit regnskab langt lettere – både for dig og for din revisor – og selvom den daglige bogføring måske ikke kaster stor glæde af sig, kan du gøre det mere overskueligt med gode rutiner.
Mange små virksomheder døjer med at få den daglige bogføring til at gå op i en højere enhed, og ofte skyldes det, at der ikke er klare linjer for, hvem der gør hvad, hvornår det skal gøres og ikke mindst hvordan.
Vi har samlet 7 gode råde til den daglige bogføring, som forhåbentlig kan gøre dit arbejde langt mere overskueligt.
1. Hvem gør hvad?
Start med at skabe et overblik over de opgaver, den daglige bogføring medfører. Åbne og lukke kassen, bilag, fakturaskrivning etc., og find så ud af, hvem der løser hvilke opgaver.
Har du en bogholder til at tage sig af din bogføring, er det vigtigt, at I har klare regler for, hvordan du afleverer dine bilag, hvordan du skal skrive på dem og hvornår, bogholderen skal have dem.
Står du selv for bogføringen, skal du i princippet lave de samme aftaler – bare med dig selv og dine medarbejdere. Gør det tydeligt, hvad opgaverne er i forbindelse med håndtering og aflevering af bilag, og sørg for, at de bliver overholdt.
2. Hold orden på dine bilag
Det er ikke sjovt at mangle bilag, når moms- eller årsregnskabet skal afleveres, og tro os; der er flere end du tror, der ikke har styr på bilagene. Gør dig selv og din revisor en tjeneste ved at udarbejde en fast rutine med dine bilag, så du altid lægger dem samme sted.
Du kan med fordel stille dig selv følgende spørgsmål:
– Har du skrevet bagpå bilaget?
– Har du lagt bilaget på rette sted?
– Har du sorteret efter dato?
Har du og dine medarbejdere mange bilag, kan du overveje, om det er lettere at scanne dem med telefonen og have dem liggende online.
Og husk: Ingen bilag, ingen momsfradrag. Ingen bilag, ingen skattefradrag.
3. Hav en “bogføringsdag”
Medmindre du er uddannet bogholder, kommer bogføring hurtigt til at føles som en sur pligt, der bare skal overstås. Hvis du samtidig bogfører hver eneste dag, bruger du meget energi på opgaver, der dræner dit humør, og det er spild af gode kræfter.
Udnævn en dag om måneden eller måske hver 14. dag til din “bogføringsdag,” og gem alle de sure pligter til den specifikke dag. Start med at lave en god kop kaffe, og gå så i krig med de bilag, der har samlet sig sammen siden forrige bogføringsdag.
Og et lille fif: Sørg altid for at “banken” stemmer – altså at saldoen i banken stemmer med saldoen i dit bogføringsprogram – inden du lukker ned for dagen. Er det ikke tilfældet, har du et skævt udgangspunkt næste gang, du skal bogføre, og det gør opgaven endnu mere uoverskuelig.
Kan du ikke selv løse problemet, så spørg din revisor om hjælp.
4. Skriv tekster, du kan forstå
Når du posterer, kan du med fordel gøre dig umage med at skrive posteringstekster, der giver mening. Hvis du netop har haft et morgenmøde med en kunde ved navn Sofie, giver det i øjeblikket mening at skrive “MM m. S” i posteringsfeltet, men tre måneder senere er det ret sandsynligt, at du ikke har nogen som helst idé om, hvad forkortelsen betyder – og din revisor har slet ikke.
En god tommelfingerregel er, at en udefrakommende skal forstå, hvad posteringen betyder, selvom personen ikke kender hverken dig, din virksomhed eller dine kunder.
5. Skriv dine deadlines ned
Når du har styr på dine bilag, har du også styr på momsen – og så kan du betale til tiden. Overholder du ikke indberetningsfristen, får du bøder, og så skal du tjene endnu flere penge for at drive en sund forretning.
Med bilagene på rette plads er det desuden lettere at udarbejde dit årsregnskab. Du slipper for at stå på hovedet i skraldespanden for at finde forsvundne bilag, ligesom du ikke behøver at granske din hjerne for at forstå umulige posteringsforkortelser.
Vil du gøre det hele endnu mere overskueligt og håndterbart, så skriv frister og deadlines ned, og hæng dem op på et synligt sted. Overskuelighed giver ro, og ro giver mere overskud til at tjene penge.
6. Søg hjælp, hvis du har problemer
Det er helt essentielt for dit regnskab, at alle bilag bogføres korrekt, og det tager betydeligt længere tid at rette en fejl end at sikre dig, at det du gør, er det rigtige.
Hvis du er i tvivl, så søg svar hos en person, der kan hjælpe dig, fx:
– En bogholder. Der er mange bogholdere, der arbejder på timebasis, og her kan du henvende dig, hvis du har spørgsmål til den daglige administration.
Har du jævnligt spørgsmål eller bruger du ekstraordinært lang tid på at den daglige bogføring, kan du med fordel undersøge, om det kan betale sig at have en bogholder ansat 1-2 dage om ugen eller måneden. En dygtig bogholder vil i langt de fleste tilfælde arbejde væsentligt hurtigere end dig, og derfor kan en professionel ofte løse dine opgaver hurtigere, end du tror.
– En revisor. Revisoren er uddannet i den danske skattelovgivning og ved alt, hvad der er værd at vide om regler og love indenfor moms, told, afgifter og lignende, ligesom han eller hun kan hjælpe dig i forbindelse med den eksterne gennemgang af dit årsregnskab.
– SKAT. Hos SKAT finder du en lang række af servicemedarbejdere, der sidder klar til at hjælpe dig med at overholde de krav, der stilles til dit regnskab fra offentlig side. Desuden har de konsulenter, der kan besøge din virksomhed og gennemgå kravene til bogføring og regnskab i konkrete situationer, ligesom landets forskellige kommuner jævnligt udbyder kurser, du kan deltage i.
7. Gør det hyggeligt!
Det lyder måske omsonst, men det kan være en stor hjælp at gribe den daglige bogføring an med mere optimisme og mindre skepsis. For de fleste er bogføring en sur pligt, der skal overstås, men giv dig selv mulighed for at få et par gode timer, hvor du fokuserer på din virksomhed og dens økonomi.
Skab ro omkring dig, bryg en kop frisk kaffe eller en god the, køb et par af de lækkerier, du holder mest af og få det bedste ud af at sidde foran skærmen i de timer, det nu engang tager.